محتوى الدورة
المقدمة
قد تمثل إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى تحديًا كبيرًا للعديد من المؤسسات. فكيف يمكنكم جمع وإدارة وتخزين الوثائق والسجلات بطريقة فعّالة داخل مؤسستكم؟ وهل تتوافق منهجيتكم الحالية مع متطلبات الامتثال والأنظمة والمعايير الدولية؟ ما هي أفضل السبل لإدارة رسائل البريد الإلكتروني، وصفحات الويب، والمستندات والسجلات الإلكترونية؟ وكيف يمكنكم الوصول بسرعة وكفاءة إلى المستندات والسجلات المطلوبة عند الحاجة؟
كما أن دمج إدارة سير العمل وإدارة العمليات المؤسسية مع إدارة الوثائق والسجلات يسهم في رفع كفاءة العمل داخل المؤسسة.
يعد المعيار الدولي ISO 15489 مرجعًا أساسياً في إدارة السجلات، إذ يركز على تطبيق أفضل الممارسات في هذا المجال، من خلال وضع منهجيات واضحة، وإجراءات فعالة، وأنظمة إلكترونية متقدمة لتخزين السجلات وإدارتها.
يغطي هذا البرنامج الاستراتيجيات، والأدوات، والتقنيات اللازمة لالتقاط، وتصنيف، وإدارة، وتخزين، وحفظ (أرشفة)، وتوزيع الوثائق والسجلات لدعم العمليات المؤسسية. كما يتناول المكونات الأساسية للمعيار ISO 15489، بما يضمن التزام المؤسسات بأفضل الممارسات العالمية.
ماذا ستتعلم في هذا البرنامج؟
- فهم المفاهيم الأساسية والنطاق العام للهيكل المؤسسي لإدارة الوثائق والسجلات
- إعداد دراسات جدوى وصياغة المتطلبات المؤسسية
- تطبيق مفاهيم إدارة الوثائق والسجلات لتحقيق أهداف العمل
- تنفيذ نظام شامل لإدارة الوثائق والسجلات على مستوى المؤسسة
- استكشاف أثر استراتيجية إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) عند تطبيقها بالتوازي مع إدارة الوثائق والسجلات
- فهم مفصل لمعيار ISO 15489 وتطبيقه داخل المؤسسة بطريقة عملية
الفئة المستهدفة
تم تصميم هذا البرنامج ليلبي احتياجات كافة المهتمين بفهم وتطبيق أنظمة إدارة الوثائق والسجلات بفعالية، ويشمل على وجه الخصوص:
- موظفو إدارة الوثائق والسجلات
- المشرفون على نظم إدارة الوثائق
- مزودو الحلول التقنية والبائعون في هذا المجال
- المدراء التنفيذيون وأصحاب القرار
- المستخدمون الفعليون لأنظمة إدارة الوثائق والسجلات
- الموظفون الراغبون في تطوير مهاراتهم
- مسؤولو تقنية المعلومات
- الفنيون والإداريون في الأقسام الداعمة
أهداف البرنامج
- الإلمام بدورة حياة الوثائق والسجلات
- التعرف على معيار إدارة السجلات ISO 15489 بمكوناته
- مراجعة كيفية تطبيق نظام إدارة السجلات وفقًا للمعيار الدولي
- إعداد دراسة جدوى فعالة وخطة متكاملة لاختيار وشراء نظام إدارة الوثائق والسجلات
- تطوير خطة عمل لتطبيق إدارة الوثائق والسجلات داخل المؤسسة
- التعرف على المفاهيم المرتبطة بإدارة المعلومات والمحتوى مثل سير العمل، والعمليات التجارية، والتعاون المؤسسي
- استعراض الحلول الرائدة في السوق والمقارنة بين مختلف الموردين
- تطبيق مفاهيم التصنيف، والبيانات الوصفية، وخطط الاحتفاظ بالسجلات
- فهم الجوانب القانونية والتنظيمية المتعلقة بإدارة السجلات
- بناء أنظمة فعالة للبحث والاسترجاع
- وضع ضوابط الوصول والأمان
- تطوير نماذج وتقنيات تخزين حديثة مع إمكانية تتبع الأثر (audit trail)
منهجية التدريب
يعتمد البرنامج على منهجية تفاعلية عملية، تتيح للمشاركين الاستفادة من التجارب التطبيقية والدراسات الواقعية. يتضمن البرنامج مجموعة من التمارين الجماعية، ودراسات الحالة، والنقاشات المفتوحة حول عوامل النجاح الرئيسية لتطبيق الأنظمة بفعالية.
الجدول التفصيلي للبرنامج
اليوم الأول: الاستراتيجية والعناصر الأساسية
- مقدمة حول إدارة الوثائق والسجلات
- التعريف بالمعيار الدولي ISO 15489
- نظرة شاملة على الجزأين الأول والثاني من المعيار
- إعداد دراسة الجدوى وتحديد الدوافع المؤسسية
- تحديد المتطلبات المؤسسية
- إدارة أصول المعلومات
- شرح المصطلحات والمفاهيم المستخدمة
- تطوير استراتيجية إدارة الوثائق والسجلات
- حوكمة المعلومات
اليوم الثاني: المفاهيم ومكونات التنفيذ
- دورة حياة الوثائق والسجلات
- أساليب الالتقاط والتخزين والإدارة
- الحفظ والأرشفة طويلة الأجل
- طرق تقديم وتوزيع الوثائق
- استخدام البيانات الوصفية والفهرسة
- تصميم مخططات التصنيف المؤسسي
- آليات البحث والاسترجاع
- ضوابط الأمان وإعدادات التحكم
- المعايير والتشريعات والقوانين ذات العلاقة
اليوم الثالث: العمليات والتنفيذ العملي
- تنفيذ تدقيق المعلومات والمسح المؤسسي
- إعداد دراسة الجدوى والمتطلبات التنظيمية
- تحليل وتطبيق المعيار ISO 15489 – الجزء الأول
- وضع السياسات والمعايير المؤسسية
- تحديد المسؤوليات والصلاحيات
- إعداد الإجراءات والإرشادات
- تطوير مخطط التصنيف المؤسسي
- البنية التحتية التقنية المطلوبة
- إعداد نموذج المكتب وخطة النشر التجريبية
اليوم الرابع: تخطيط وتنفيذ النظام
- إعداد خطة التنفيذ
- تحليل وتطبيق المعيار ISO 15489 – الجزء الثاني
- تصميم وتنفيذ وإدارة الأنظمة المتخصصة لإدارة السجلات
- دمج أنظمة إدارة السجلات داخل الأنظمة المؤسسية
- مراجعة عمليات تدقيق المعلومات
- التخطيط الشامل للمشاريع والبرامج
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
