محتوى الدورة
الهدف العام للبرنامج
- تزويد المشاركين بالمفاهيم العلمية للمتابعة ، وتنمية مهاراتهم في ذلك
- متابعة سير المعاملات والتأكد من تنفيذ التوصيات والتوجيهات الواردة فيها
- ضبط وتنظيم حركة المعاملات بين الإدارات فيما بينها وبين الإدارات والجمهور
- متابعة تنفيذ الخطط والبرامج .
- وضع الأساليب العلمية للمتابعة موضع التطبيق العملي.
- متابعة سير العمل بين الإدارات
- تنمية مهارات المشاركين بفنون الاتصال والمتابعة فى ظل الإدارة الإلكترونية من خلال التحول الإلكتروني للإدارة المكتبية .
المحتوى العلمي للدورة :
- مفهوم وأهمية المتابعة للسكرتير التنفيذي.
- أنواع المتابعة ووسائلها.
- دور المتابعة في العملية الإدارية.
- مراحل المتابعة .
- عشر طرق لعدم إهمال السكرتير للمتابعة.
- خصائص المتابعة الناجحة.
- من أين يبدأ السكرتير التنفيذي المتابعة وكيف ينتهي.
- كيف يكون السكرتير التنفيذي متابعاً للموضوعات والمعاملات بشكل احترافي دون أن يشعر الآخرون بأنه شخص لحوح.
- كيف يقدم السكرتير التنفيذي قيمة إضافية للموضوع محل المتابعة خلال عملية المتابعة.
- المشكلات الرئيسية التي يواجهها السكرتير التنفيذي أثناء المتابعة.
- لماذا ينسى السكرتير المتابعة .
- حلول ومعالجة نسيان السكرتير للمتابعة .
- تنمية مفهوم الرقابة الذاتية لدى السكرتير
- كيف يبتعد السكرتير عن الافتراضيات الخاطئة أثناء عمل المتابعة.
- آلية تحديد مواعيد المتابعة.
- أساليب المتابعة.
- دور السكرتير ( قبل وأثناء وبعد ) المتابعة .
- كيف يكون السكرتير سباقاً بالمتابعة.
- كيف يقف نجاح أي عمل إداري على المتابعة المستمرة.
- أمثلة على برامج المتابعة والجدول الزمني.
- الإدارة الإلكترونية واهميتها في أعمال المتابعة
- الحاسب الآلى واستخدامه فى مجال السكرتارية والإدارة المكتبية .
- استخدام الحاسب الألى فى حفظ واسترجاع البيانات والمعلومات .
- الأرشيف الإلكتروني : مفهومه ، أهميته ، أساليب إنشاءه واستخداماته .
- إعداد جداول الأعمال وجداول المواعيد وتنظيمها من خلال الحاسب الآلى .
- أعمال المتابعة وإعداد وتنفيذ الاجتماعات واللجان والمراسلات عبر الحاسب الآلى.
- حالة عملية من خلال برنامج Outlook على إجراء عمليات الاتصال والمتابعة الداخلية .
- الإنترنت واستخداماته فى أعمال السكرتارية والإدارة المكتبية .
- كيفية التعامل مع قواعد البيانات للإدارة المكتبية .
- التعرف على أساليب البحث والإستعلام السريع فى قواعد البيانات .
- كيفية إعداد التقارير بإستخدام النماذج الإلكترونية .
- كيفية الحفاظ على سرية قواعد البيانات ومنع الدخول إليها.
- الإعداد لتخطيط الوقت وتخطيط الوقت وتوزيع الأدوار والمسئوليات .
المستهدفون من البرنامج التدريبي
- مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية ومن يعمل في هذا المجال
- موظفو إدارة المتابعة ومن هم في مجال عملهم
- جميع المهتمين بهذا الموضوع
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
