محتوى الدورة
وصف البرناج التدريبي
لا شك أن ادارة أن السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الاداري . فالسكرتارية هي المسؤول الاول عن تنفيذ العمل و التنسيق بين الادارات المختلفة و البريد الصادر و الوارد و تحديد المواعيد و المقابلات و الاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ علي الوقت و أقل مجهود مبذول لاتمام العمل بكفاية و فعالية
الهدف من البرنامج التدريبي
- يتوقع في نهاية البرنامج أن يكون المشاركين قادرين على :
- تعريف المشاركين بأهمية دور السكرتارية الخاصة والعامة وإدارة المكاتب الحديثة والطبيعة الخاصة لها.
- تزويد المشاركين بالمهارات والأساليب اللازمة لتنفيذ مهامهم واختصاصاتهم بنجاح.
- تنمية مهارات تطبيق الأنواع المختلفة للاتصال واستخدام الحاسب الآلى والتكنولوجيا الحديثة في الاتصالات واستخدام الهاتف وفن استخدامه بفعالية في أعمال السكرتارية.
- تنمية مهارات قواعد الإتيكيت والبروتوكول وأساليب التعامل مع الآخرين والسلوكيات الواجب إتباعها في إدارة المكاتب
- التعرف على المفاهيم الحديثة في التعامل مع الجمهور
- ممارسة أساليب فعالة في الاتصال والتعامل مع الجمهور
- التعامل الايجابي مع الأنماط المختلفة من المراجعين
- تقديم خدمات ذات جودة عالية للمراجعين من منظور الجودة الشاملة
- معالجة مشكلات المراجعين والعملاء بفعالية من منظور الجودة الشاملة.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
- الطبيعة الخاصة للعمل في السكرتارية وإدارة المكاتب.
- السمات الشخصية الواجب توافرها للعاملين في السكرتارية وإدارة المكاتب
- السكرتارية وإدارة المكاتب وارتباطها بالإدارات الأخرى بالمنظمة
- أساليب الأداء المكتبي المختلفة. ·
- أساليب تخطيط وتنظيم العمل المكتبى. ·
- الرقابة
- معالجة البريد الصادر والوارد.
- طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة.
- إعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها.
- أساليب تقليص الأعمال الورقية.
- إدارة الوقت وأهميته في فعالية الأداء.
- طرق الإعداد للمقابلات وتنظيم الاجتماعات واللجان.
- طرق معالجة البيانات والمعلومات واسترجاعها باستخدام الحاسب الآلى. ·
- مفهوم وأساليب إدارة المكاتب آليا.
- استخدام الحاسب الآلي في تنظيم أعمال المدير.
- تكنولوجيا الاتصالات واستخدامات الإنترنتوالبريد الإلكترونى والشبكات وغير ذلك في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
- الهاتف واستخداماته في أعمال السكرتارية والإدارة المكتبية: ·
- مزايا وعيوب الاتصال السمعي (الهاتفي )
- أسس وعناصر الاتصال السمعي الفعال. ·
- الحديث والإنصات ودوره في نجاح استخدام الهاتف. ·
- قواعد معالجة المكالمات الهاتفية الصادرة والواردة. ·
- الأدلة الهاتفية:
- أنواعها، أهميتها
- أساليب إعداد الأدلة الهاتفية المختلفة
- فن استخدام الأدلة الهاتفية المختلفة. ·
- فن استخدام الهاتف. ·
- قواعد الإتيكيت والبروتوكول وآداب التعامل مع الغير.
- مفهوم ادارة الجودة الشاملة
- مبادئ ادارة الجودة الشاملة
- استراتيجيات قيادة عملية ادارة الجودة الشاملة
- مراحل تطبيق ادارة الجودة الشاملة
- عناصر ادارة الجودة الشاملة
- معايير ومؤشرات نظام ادارة الجودة الشاملة
- العملية الإدارية وموقع وظيفة الاتصال فيها .
- الاتصالات الإدارية الحديثة وتطبيقاتها في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
- عملية الاتصال : مفهومها وأهميتها وعناصرها .
- أنواع الاتصال :
- اللفظي: الكتابي والشفهي .
- غير اللفظي: استخدام الرموز والحركات والإشارات (لغة الجسد(
- مهارات الاتصال :
- التحدث والحوار .
- الاصغاء .
- الاقناع.
- استخدام الاتصالات غير اللفظية (لغة الجسد)
- مهارات التعامل الإنساني :
- حالات الذات : الوالدية، والبالغة، والطفولية.
- التفاعلات الانسانية : المتكاملة والمتقاطعة والخفية .
- أساليب التعامل مع الآخرين ونجاح إدارة المكاتب
- التعرف على الأنماط المختلفة للبشر وطرق التعامل مع الأنماط الصعبة ·
- تنمية المهارات السلوكية للعاملين في قطاع السكرتارية وإدارة المكاتب لخفض الضغط العصبي والحد من الاصطدام مع الغير.
- أنماط الاتصال مع الجمهور :
- الصريح (الحقاني) (Assertive) .
- العدواني (الهجومي) (Aggressive) .
- الانهزامي (الاستسلامي (Non Assertive)
- تحليل مواقف في الاتصال مع الجمهور: (صريحة وعدوانية واستسلامية.)
- تحليل أنماط المشاركين في الاتصال والتعامل مع الجمهور.
- الجوانب السلوكية في الاتصال مع الجمهور: الإدراك .
- أنماط الشخصية وأثرها على التعامل مع الجمهور .
- النمط العصبي (Type A) والنمط الهادئ (Type B) .
- النمط العقلاني (المنطقي) والنمط الانفعالي (العاطفي)
- الذكاء العاطفي في التعامل مع الجمهور .
- معوّقات الاتصال والتعامل الفعّال مع الجمهور، وسبل التّغلب عليها .
- التميز في خدمة الجمهور .
- التعرف على حاجات الجمهور : استطلاع آراء المراجعين .
- معالجة شكاوى المراجعين .
- التعامل مع الأنماط الصعبة من المراجعين : كالغضبان والشرس واللحوح والمتكبّر والثرثار والمتذمر والمنغلق والعصبي والمتردّد والمتهكم وصاحب الواسطة وغيرهم .
- تحليل وتقييم أنماط المشاركين في التعامل مع المراجعين وخدمتهم .
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
