محتوى الدورة
الهدف العام للبرنامج
- تزويد المشاركين بمجموعة من الأسس والمعارف والمفاهيم العلمية الحديثة في مجالات العمل في السكرتارية الالكترونية وإدارة الأعمال المكتبية
- تنمية مهاراتهم الإدارية والسلوكية اللازمة لتحقيق فعاليتهم في ممارسة مسئولياتهم.
- تزويد المشاركين بمفهوم وظيفة السكرتارية التنفيذية في عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية
- تعريفهم بطبيعة عملها بالتركيز على المهارات الإدارية والسلوكية.
- يهدف هذا البرنامج إلى إكساب المشاركين مهارات القيام بمهام الإدارة المكتبية المعاصرة التي تطلبها متغيرات الألفية الثالثة
- تخفيف ضغوط العمل الواقعة على رؤسائهم للوصول الى أفضل الاستراتيجيات المكاتب الكترونية والتعرف على البرمجيات اللازمة لذلك.
أهداف البرنامج:
- بنهاية هذا البرنامج سيتمكن المشاركين:
- تحديد الأدوار الجديد للمساعدين التنفيذيين والاداريين
- استخدام التكنولوجيا الحديثة للبقاء على اتصال دائم بمكتبهم ومكتب الرئيس
- الارشفة الالكترونية للملفات والوثائق والمستندات (الاسترجاع، الحفظ، الاتلاف، التخزين، الترحيل)
- تحديد معايير الجودة في خدمة العملاء الحاليين والمستقبليين
- التعرف على المصطلحات اللغوية الإنكليزية (معنى وهجاء والقواعد النحوية لتكوين الكلمات
محاور البرنامج
- مفهوم السكرتارية وأهميتها
- أنواع السكرتارية ومجالاتها.
- أهمية وظائف وأعمال السكرتارية في المنظمات المعاصرة.
- مفهوم السكرتارية التنفيذية وأبعاد وخصائص الوظيفة.
- الفرق بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى.
- حتمية التغيير في المنظمات وأثرها على تحسن أداء السكرتارية وإدارة المكاتب
- تكنولوجيا المعلومات وشبكات الاتصال وأثرها في تنظيم العمل المكتبي
- تكنولوجيا المعلومات وأثرها في تحسين سيرا نجاز العمل وسرعة الأداء
- البروتوكول والتشريفات والمراسم
- أداب الانصات والتحدث عبر الهاتف
- مهارات مواجهة المشكلات.
- مهارات التواصل
- التواصل مع الموظفين
- التواصل مع الجمهور
- التواصل مع الثقافات المختلفة في العمل
- مهارات إدارة الوقت ( إدارة الوقت إلكترونياً )
- التحضير الجيد للاجتماعات والمؤتمرات وتنظيم الحفلات
- اعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات باللغتين العربية والإنكليزية
- المصطلحات اللغوية الإنكليزية (معنى وهجاء والقواعد النحوية لتكوين الكلمات )
- مهارات الكتابة الإدارية الفعالة (المراسلات والتقارير).
- أهمية العمل المكتبي ووظائف الإدارة المكتبية الالكترونية
- تعريف الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها العملية
- تطبيقات الاتصالات الإلكترونية
- تحديد المواعيد إلكترونيا
- تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية
- تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً
- الاتصال الإلكتروني
- مهارة معالجة المكالمات الهاتفية، واستقبال الزوار.
- فن الإنصات الجيد والحديث الفعال.
- استخدام التقنية الحديثة للبقاء على اتصال والتواصل مع الاخرين (الهواتف الذكية – الأجهزة اللوحية)
- تطبيقات البريد الإلكتروني
- تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً
- تطبيقات الامن الالكتروني
- معالجة البريد الوارد والصادر (يدويا ، بالبريد الإلكتروني).
- الأرشيف الإلكتروني (الفهرسة والاسترجاع، الأرشفة الإلكترونية وضغط الملفات)
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
