تفاصيل الدورة

نظرة عامة ?

الاهداف العامة للبرنامج التدريبي

ان التنسيق والمتابعة الإدارية هو هدف اي ادارة وممارسة الوظائف الإدارية يحقق التنسيق واذا تحقق الاتصال تحقق هدف المؤسسة مهما كانت طبيعتها ، صممت هذه الـدورة خصيصاً للعاملين في ادارات المتابعـة والتنسيق الإداري في مختلف المستويات الادارية وذلك بعد عمل دراسات وبحوث للاحتياجات التدريبية الفعلية لعدد من الادارات حيث يهدف هذا البرنامج إلى تنمية ورفع كفأة التنسيق والمتابعة بين مختلف ادارات المنظمة في القطاع الحكومي وشركات الطاقة وشركات القطاع الخاص المختلفة بما يساعد على تأدية المهام الوظيفية بكفأة وفعالية وخلق الانسجام الافقي والعامودي , وبالتالي تحسين مستوى الاداء الوظيفي على مستوى الجهة الادارية و تنمية مهارات التنسيق والمتابعة في العمل وتفعيله بين مختلف الادارات في القطاع الحكومي بما يساعد على تأدية مهامه الوظيفية بكفأة وفعالية وبالتالي تحسين مستوى الاداء الوظيفي على مستوى جميع الجهات .

تعتبر كتابة التقارير والمراسلات أحد الأشكال الخاصة للاتصال الكتابي ، وقد يتصور البعض أنها عملية روتينية لا جدوى منها في تحسين العملية الإدارية، إلا أنه من الأهمية بمكان معرفة النتائج الكبيرة التي تؤدي إليها هذه العملية والتي تنفي الاعتقاد السابق، ومن خلال هذه الدورة نتعرف على العديد من القواعد التي يبغي اتباعها عند كتابة التقارير والمراسلات، والتي تجعل منها وسيلة اتصال فاعلة تؤدي إلى تطوير العمل الإداري وتحسينه .

وسوف يكون المشارك بنهاية الـدورة قادرا على استخدام :

المهارة الفنية في التنسيق والمتابعة في اداء اعماله بشكل افضل .
المهارة السلوكية في التعامل مع الاخرين بكفأة .
المهارة الذهنية في حل المشكلات المختلفة في العمل .
تخطيط وجدولة اعماله بشكل افضل .
تنظيم وتنفيذ الاعمال بطريقة علمية .
كتابة المذكرات والتقارير بكفأة ومهارات عالية .

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي

المهام والوظائف المطلوبة لنجاح التنسيق والمتابعة الادارية
- اهمية التنسيق والمتابعة للأعمال في المؤسسة والجهات المتطورة والحديثة .
- عناصر ونظم التنسيق والمتابعة الادارية في المؤسسة ومقاييس فعالية التنسيق الاداري والمتابعة بين الادارات
- دور التنسيق والمتابعة الادارية بين الادارات في الادارة الحديثة .
- تطور التنسيق الاداري وفقا لمتطلبات العولمة وتكنولوجيا المعلومات .
- امثلة وحالات عملية لعملية التنسيق والمتابعة بين الادارات في شركات عالمية ناجحة .
- الشخصية الإبداعية "المقومات والمعايير".
- الدافعية وعلاقتها بالتجديد والابتكار
- فهم الذات وتحسين أسلوب التفكير
- أساليب تحويل الأفكار الاستراتيجية إلى خطط تنفيذية.
المهارات الفنية
- مهارات تخطيط وجدولة الاعمال المطلوبة .
- مهارات تنظيم العمل ومتابعته .
- ماهي اساليب المتابعة الفعالة .
- مهارات استغلال الوقت في الاداء الاداري .
- مهارات إدارة الوقت والاجتماعات.
المهارات السلوكية والذهنية
- انواع المهارات السلوكية التي تساهم في تطوير التنسيق والمتابعة الادارية :
- مهارات العمل الجماعي لتحقيق درجة عالية من تماسك الجماعة .
- مهارات الاتصال وبناء الجسور مع الاخرين ومهارات الحوار والاقناع في العرض .
- مهارات التفكير الخلاق والابداع والابتكار لحل مشاكل التنسيق بطريقة مبتكرة .
- مهارات القيادة .
- مهارات اتخاذ القرار .
- مهارات ازالة الخلاف .
- مهارات ادارة الازمات .
- مهارات ادارة التغيير .
- مهارات إدارة الذات وقيادة الآخرين
- مهارات إدارة الضغوط وصراعات العمل.
- المربعات الوظيفية وكيفية التعامل معها.
المذكرات والتقارير ودورها في عملية التنسيق والمتابعة الادارية
- انواع المذكرات المطلوبة والاسس العلمية للكتابة التي تساعد في التنسيق والمتابعة بين الادارات.
- مهارة الصياغة في الكتابة الادارية .
- انواع التقارير الادارية واسس كتابتها .
- الاخطاء الشائعة في صياغة التقارير والتي تعطل عملية التنسيق والمتابعة.
- مهارات صياغة المراسلات من الناحية الشكلية والموضوعية .
- امثلة وحالات تطبيقية على استخدام مهارات الصياغة والكتابة لمذكرات وتقارير فعالة .
كتابة التقارير والمراسلات :
- ماهية التقارير الإدارية والمراسلات .
- تعريف التقارير الإدارية والمراسلات.
- التوافق مع الجهات المستهدفة.
- الشروع في كتابة التقرير او المراسلة .
قواعد كتابة التقارير والمراسلات الفعالة:
- الموضوع والغرض من الجهة المستهدفة.
- قواعد اختيار موضوع الكتابة .
- قواعد تحليل الجهة المستهدفة.
- قواعد تحديد غرض التقرير.
- قواعد مراجعه الاسلوب.
- تلبية احتياجات القراء.
وسائل إعداد التقارير والمراسلات :
- العصف الذهني .
- الرسم التخطيطي للسبب والأثر .
- بنية تجزئة عمل التقرير.
- مساعدات عرض التقرير.
- استخدام تقنية العرض PowerPoint
- اتخاذ القرارات الصائبة.
- التحليل والتنظيم.
- وضع الأولويات.
- الجملة الرئيسة.
التخطيط للتقارير والمراسلات :
- إتباع الخطوات الثلاث الأساسية في كتابة التقارير والمراسلات.
- تحليل الموقف.
- تحديد الغرض من التقرير والمراسلة.
- تجميع المعلومات.
- اختيار وسيلة العرض المناسبة .
- تنظيم المعلومات .
- التقارير المعلوماتية .
- التقارير التحليلية .
- العروض.
إكمال التقارير والمراسلات :
- مراجعة التقارير والعروض .
- مكونات التقرير الرسمي.
- المراجعة النهائية للتقرير والمراسلة .
- كتابة طلبات استدراج العروض