تفاصيل الدورة

نظرة عامة ?

الهدف العام للبرنامج التدريبي

يهدف هذا البرنامج إلى تنمية المبادئ الأساسية في أساليب التعامل السلوكي والانضباطي والإلمام بالعناصر الأساسية في إدارة المكاتب للإدارة العليا والشخصيات الهامة داخل المنظمة وخارجها بالصورة الذهنية الملائمة والمناسبة له.
تعريف المشاركين بالأساليب و الاستراتيجيات الحديثة في الإدارة و الأجهزة المستخدمة في أعمال ادارة المكاتب العصرية وأنظمتها
تزويدهم بالمهارات والمعلومات الضرورة لعلمهم وإكسابهم مهارات التعامل مع مختلف مجريات العمل والتعامل مع الآخرين .
تعريف المشاركين بكيفية استخدام السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب إلكترونياً والبرامج اللازمة لذلك.
تزويد المشاركين بالمهارات السلوكية والإدارية لأعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب إلكترونياً ، وإكسابهم مهارات متقدمة في كيفية إستخدام النظم الإلكترونية في تطبيقات إدارة المكاتب وأعمال السكرتاريا العامة والتنفيذية.
تعريف الجودة الشاملة.
التعرف على مفهوم إدارة الجودة الشاملة و فوائدها.
التعرف على كيفية وضع خطة متكاملة لإدارة الجودة الشاملة في المنظمة أو المؤسسة.
تنمية مهارات المتدربين على تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب
تنمية مهارات المشاركين بمفاهيم الجودة الشاملة فى تطوير نظم المكاتب بالمؤسسة .
التعرف على تقنيات و أدوات إدارة الجودة الشاملة.
التعرف على الأساليب اللازم اتباعها لانتقال ادارة المكاتب في المنظمات و المؤسسات الى ثقافة الجودة الشاملة و التميز.
مفهـوم إدارة الجـودة الشاملـة لتقنية المعلومات وأنظمتها.
مفهـوم وتطبيقـات التحسينـات المستمـر
مثلـث إدارة الجــودة .
مفهـوم وتـوثيق أنظمـة الجـودة وفـوائده .
طـرق تطـوير وتوثيـق أنظمـة الجـودة .

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي

مقدمة عن مفهوم الإدارة المكتبية وأثرها في العمل المكتبي
المفاهيم و الاستراتيجيات الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل.
الادارة الالكترونية مفهومها و تطبيقاتها
طبيعة النشاط المكتبي .
مفهوم الجودة الشاملة
نشأة الجودة الشاملة
المتغيرات الحديثة في الإدارة المكتبية الحديثة .
مفهوم إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب:
- الإدارة الفعالة لمكاتب المستقبل.
- التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
- تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
- الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
- العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
- التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
- التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.
ما يخرج عن نطاق الجودة الشاملة
طبيعة الجودة و أصولها
عناصر ادارة الجودة الشاملة
مبادئ وأبعاد إدارة الجودة الشاملة
التقنيات المتبعة في إدارة الجودة الشاملة
مراحل تطبيق ادارة الجودة الشاملة
استراتيجيات قيادة عملية ادارة الجودة الشاملة
العمل على إنجاح إدارة الجودة الشاملة
معايير و شهادات إدارة الجودة الشاملة
معايير ومؤشرات نظام ادارة الجودة الشاملة
تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب
- إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
- مهارات العرض والتقديم.
- أمن وسرية المستندات.
- مهارات الاتصال وإدارة المؤتمرات.
- التقنيات الحديثة في إدارة المكاتب.
- مكونات الإدارة الإلكترونية الحديثة
- الإلمام بمنهجية وأركان نظم المعلومات
- التوثيق والأجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات
- تصميم وإنشاء قواعد البيانات الحديثة .
- منهجية تطبيق نظم المعلومات الحديثة .
- منهجية التدريب على نظم المعلومات الحديثة .
- أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الإلكترونية .
- المكتب الإلكتروني: البريد، الملفات والأرشيف الإلكتروني.
- التأهيل والتطوير اللازم لسكرتارية ومكاتب المستقبل
المهارات الإدارية و السلوكية العاملين في مجال المكاتب والسكرتارية.
إدارة المكاتب والعلاقات العامة وفن الاتكيت والمراسيم.
حل المشكلات المكتبية بطرق ابتكاريه .
مهارات إدارة الوقت و ضغوط العمل.
مهارات تنظيم الاجتماعات و متابعة تنفيذها .
مهارات مستقبلية في إدارة المكاتب و السكرتارية التنفيذية.
مهارة التعامل مع الرؤساء و استثمار الأنماط السيكولوجية للتعامل معهم.
مهارات إعداد و كتابة التقارير والرسائل الإدارية .
مهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين .

المدخل إلى دراسة متطلبات واحتياجات مكاتب الشخصيات الهامة من أنظمة وإجراءات وآليات لإنجاز الأعمال فى المنظمة العصرية من خلال الأداء المتميز للخدمة.
تحديد وتعريف السمات الأساسية الإنسانية والسلوكية والنفسية من الحاجات والدوافع للشخصيات لوضع نمط أو بروفيل Profile وكذا محاولة وضع الصورة الذهنية Image للشخصية.
منظومة إدارة مكتب الشخصية الهامة من حيث إدارة الأعمال
- إدارة الوقت
- إدارة المراسم والعلاقات العامة
- إدارة الأمن والتأمين والحماية
- إدارة المقابلات والرد على أجهزة الاتصال
المتطلبات والشروط الفنية والعملية والشخصية للعاملين في إدارة مكاتب الشخصيات الهامة حتى يمكن تحقيق الأهداف بدقة وإنجاز المهام بسرعة ومواجهة الضغوط
أهمية دراسة وتحليل البيئة الداخلية والخارجية في المنظمة والمجتمع والدولة لمعرفة الاتجاهات والسلوكيات.
الإشكاليات والصعوبات التي تعرقل أداء القائمين على إدارة أعمال مكاتب الشخصيات الهامة في المنظمات والتي ترجع إلى العادات والتقاليد والقيم والمفاهيم السائدة في المجتمع.
محاولة وضع نموذج Model عصري يجمع بين الواقع والمأمول فى ضوء الأنظمة الإدارية المتقدمة القائمة على استخدام تكنولوجيا متقدمة وأنظمة رقمية تساند وتساهم في إقامة منظومة إدارية متكاملة لتحقيق الإنجاز الجيد من منظور إدارة الجودة الكلية TQM.
الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.
حالات وورش عملية وتطبيقية
تقييم وختام البرنامج التدريبي