تفاصيل الدورة

نظرة عامة ?

أهداف البرنامج التدريبي

تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الاتصال ، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .
اكتساب المشاركين مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال :
- المهام والمسئوليات
- المهارات الأساسية والشخصية
- التطبيقات الفعلية والعملية
- التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية
- الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه ، الإدراك الواقعي لرؤيتنا لأنفسنا … ورؤيتنا للآخرين .
- إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .
- إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .
- تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الاتصالات غير اللفظية .
- تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لعضو الفريق .
- التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .
- إستخدام أساليب فعالة للتعامل مع الرؤساء والزملاء .
- التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .
- تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الاجتماعات .
- استخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :
- أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
- خصائص موظفي الحفظ .
- التعامل مع الاتصالات المكتبية .
- نشأة ودورة الوثائق .
- نظم الإشراف على المحفوظات .
- التصنيف والترميز والفهرسة .
- استخدام الحاسب في الأرشفة .
- حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .
- فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .
- التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .
إعداد التقارير والمراسلات
- مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
- أهمية التقارير للإدارة .
- القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
- خصائص وأجزاء التقرير الجيد .
- أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
- الأشكال التوضيحية في التقارير .
- الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
- الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .
مهارات السكرتارية الحديثة
- دور المساعد الإداري في المنشأ
- سمات المساعد الإداري
- مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
- إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
- تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
- التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
- تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف .
- السكرتارية الإلكترونية .
- استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .
السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
- العملية الإدارية المكتبية.
- مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
- مهارات الاتصال .
- إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
- تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
- البيئة المادية في المكتب الحديث .
- المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
- التجهيزات والتقنيات المكتبية .
- أدلة العمل والإجراءات المكتبية .
السكرتارية الإلكترونية
- الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
- أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
- إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
- عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
- تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
- تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
- تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
- التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
- الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .
التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية.
- إعداد المراسلات والمذكرات وعرض الأوراق الإلكترونية .
- تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية.
- الإنترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية.
- التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالاً وأستقبالاً .
- تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة وترتيب الملفات الإلكترونية .
- فـن الحديث والإنصات ( مهارات التقديم والعرض الإلكتروني )
- تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونياً ( الاستثمار عن بعد )
- مقومات التعامل الفعال مع الآخرين .. ( الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور )
- مهارات التعامل مع ضغوط العمل بإدارات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب .
- المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليوميـة وكيفية التعامل معها .
- التكنولوجيا الحديثة لنظم المعلومات لمدراء المكاتب :
- نظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات الآلية .
- نظم المكاتب الآلية والإتصالات الإلكترونية .
- الإنترنيت وتعاملاتة الإلكترونية في أعمال الإدارة .
- تطبيقات وحالات وممارسات عملية
- الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من المؤتمر
- إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.
التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت
- مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
- العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
- تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
- مهارات استخدام الهاتف.
- بناء الشخصية الهاتفية .
- جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية .
عملية الاتصال : مفهومها وأهميتها وعناصرها .
- أنواع الاتصال :
  - اللفظي: الكتابي والشفهي .
  - غير اللفظي: استخدام الرموز والحركات والإشارات (لغة الجسد(
- مهارات الاتصال :
  - التحدث والحوار .
  - الاصغاء .
  - الاقناع.
- استخدام الاتصالات غير اللفظية (لغة الجسد)
- مهارات التعامل الإنساني :
  - حالات الذات : الوالدية، والبالغة، والطفولية.
  - التفاعلات الانسانية : المتكاملة والمتقاطعة والخفية .
- أنماط الاتصال مع الجمهور :
  - الصريح (الحقاني) (Assertive) .
  - العدواني (الهجومي) (Aggressive) .
  - الانهزامي (الاستسلامي (Non Assertive)
  - تحليل مواقف في الاتصال مع الجمهور: (صريحة وعدوانية واستسلامية.)
  - تحليل أنماط المشاركين في الاتصال والتعامل مع الجمهور.
- الجوانب السلوكية في الاتصال مع الجمهور: الإدراك .
- أنماط الشخصية وأثرها على التعامل مع الجمهور .
- النمط العصبي (Type A) والنمط الهادئ (Type B) .
- النمط العقلاني (المنطقي) والنمط الانفعالي (العاطفي)
- الذكاء العاطفي في التعامل مع الجمهور .
- معوّقات الاتصال والتعامل الفعّال مع الجمهور، وسبل التّغلب عليها .
- التميز في خدمة الجمهور .
- التعرف على حاجات الجمهور : استطلاع آراء المراجعين .
- معالجة شكاوى المراجعين .
- التعامل مع الأنماط الصعبة من المراجعين : كالغضبان والشرس واللحوح والمتكبّر والثرثار والمتذمر والمنغلق والعصبي والمتردّد والمتهكم وصاحب الواسطة وغيرهم .
- تحليل وتقييم أنماط المشاركين في التعامل مع المراجعين وخدمتهم .
المفاهيم الأساسيــة للاجتمـاعـات واللجان ولقاءات العمل : -
- التعريف بالاجتمـاعـات ودورهـا في زيـادة فعـاليــة الإدارة
- الأنواع المختلفة للاجتمـاعـات
- القواعد المنظمة لسير العمل والإجراءات
- الجوانب التنظيميــة والقانونيــة للاجتمـاعـات
- مهـارات التخطيط والتنظيم لأعمـال الاجتماعات و اللجان ولقاءات العمل : -
  - مبررات الدعوة لعقد اجتمـاع
  - كيفيــة وضع جداول الأعمـال
  - التجهيزات الأساسيــة لعقد الاجتمـاع
  - الجوانب الفنيــة للاجتمـاعـات
  - سكرتاريــة الاجتمـاعـات واللجان وإعداد النمـاذج والوثائق
- مهـارات القيـادة الفعـالة للاجتمـاعـات واللجان ولقاءات العمل : -
  - طرق وفنون قيـادة الاجتماعات النقاشيــة واللجان الفنيــة
- مهـارات التعـامل مع الأنمـاط المختلفة للأفراد المجتمعين ومواجهة المواقف المختلفة.
- مهـارة تحقيق المشاركة الفعـالة في اتخاذ القرارات .
- مهـارات اكتشاف نقاط الاختلاف والاتفاق لأفراد الاجتمـاع والتعرف على الأسئلة المثارة :
  - كيفيــة سحب الموضوع من المناقشة أو البت أو التأجيل أو اتخاذ قرار
- مهـارات إدارة الوقت للاجتمـاع .
- مهـارات الحديث الجيد والعرض الفعـال والإنصات .
- المخرجات الأساسيــة للاجتمـاعـات اللجان (القرارات / التوصيـات) .
- مهـارات اتخاذ القرارات وإجراءات الموافقة عليهـا .
- القرارات الناجحة وكيفيــة صيـاغتهـا .
- مواصفات ومعـايير المحضر الجيد وكيفيــة مراجعته .
- أساليب تطوير أداء أعمـال الاجتماعات واللجان .
- الوسائل الحديثة لقيـاس فاعليــة الاجتماعات واللجان .